3.3. Lưu ảnh trước và sau điều trị
Một câu: Có bằng chứng hình ảnh trước - sau, vừa bảo vệ phòng khám khi có khiếu nại, vừa làm tư liệu truyền thông case thật (khi khách đồng ý).
Tâm thế người phụ trách: tôn trọng riêng tư của khách, cẩn thận - ảnh vừa là bằng chứng vừa là dữ liệu nhạy cảm. Theo Tâm thế phục vụ - Nha khoa Trung Hậu.
1. Người thực hiện
- Người thực hiện: Điều dưỡng phụ việc (nhân sự được phân công) hoặc nhân sự chuyên môn được phân công điều trị.
2. Khi nào áp dụng
Trước khi bắt đầu và sau khi hoàn tất - bắt buộc với ca thẩm mỹ, phục hình, niềng, implant.
3. Cần chuẩn bị
- Điện thoại / máy ảnh phòng khám, đủ pin, ống kính sạch.
- Biểu mẫu 3.3 - Quy ước chụp ảnh và đặt tên file.
- Phông nền sạch (nếu có).
4. Các bước thực hiện
Bước 1 - Ghi nhận mục đích và sự đồng ý
- Mục tiêu: khách biết rõ ảnh được thu thập để làm gì và có quyền lựa chọn.
- Động tác: tách riêng hai mục đích: (1) lưu trong hồ sơ để theo dõi điều trị; (2) sử dụng cho truyền thông. Việc dùng cho truyền thông phải có xác nhận riêng, nêu phạm vi sử dụng và cách rút lại sự đồng ý. Trẻ em hoặc người chưa đủ năng lực tự quyết cần người đại diện hợp pháp xác nhận.
- Điểm cần đạt: hồ sơ ghi rõ mục đích, phạm vi, ngày xác nhận và người xác nhận.
Bước 2 - Chụp ảnh "trước" theo góc chuẩn
- Mục tiêu: ảnh trước - sau so sánh được, không sót ảnh trước.
- Động tác: chụp đúng các góc quy ước (theo Biểu mẫu 3.3); cùng khoảng cách, ánh sáng, tư thế ở cả 2 lần.
- Người gác cổng: trước khi khách rời ghế, một người kiểm "đã đủ ảnh trước chưa" - ảnh trước sót là mất vĩnh viễn, không chụp lại được.
- Điểm cần đạt: đủ bộ ảnh "trước", đúng góc.
Bước 3 - Chụp ảnh "sau" cùng góc + mốc định kỳ
- Mục tiêu: theo dõi được cả tiến trình, không chỉ đầu - cuối.
- Động tác: sau điều trị chụp đúng các góc đã chụp trước. Ca dài (niềng, nhiều buổi): chụp thêm các mốc ĐỊNH KỲ (mỗi lần tái khám), không chỉ trước/sau.
- Điểm cần đạt: ảnh "sau" khớp góc ảnh "trước"; ca dài có ảnh các mốc.
Bước 4 - Đặt tên file + lưu + sao lưu
- Mục tiêu: tìm lại được, không mất, không lộ.
- Động tác: đặt tên theo quy ước mốc thời điểm (theo Biểu mẫu 3.3 - không dùng "trước/sau" với ca nhiều mốc); lưu đúng thư mục khách; sao lưu định kỳ (đồng bộ Drive / ổ ngoài) - ảnh là một phần dữ liệu phục vụ hồ sơ và đối chiếu khi cần, mất ổ là mất hồ sơ. Ảnh khách đã đồng ý truyền thông thì copy sang thư mục "Case truyền thông - đã đồng ý". Không lưu ảnh mặt khách ở nơi dùng chung khi chưa đồng ý.
- Điểm cần đạt: ảnh đặt tên đúng quy ước, đã lưu + sao lưu, ghi nhận quyền truyền thông.
5. Kết quả cần có
Bộ ảnh trước - sau đặt tên chuẩn, lưu đúng thư mục, có ghi nhận quyền dùng truyền thông.
6. Biểu mẫu sử dụng
Dùng kèm Biểu mẫu 3.3 - Quy ước chụp ảnh và đặt tên file - góc chụp chuẩn + cách đặt tên + nơi lưu. Nội dung mẫu:
A. Góc chụp chuẩn
| Loại ca | Góc cần chụp |
|---|---|
| Thẩm mỹ / phục hình mặt trước | Mặt thẳng cười · trong miệng chính diện · cận răng làm |
| Niềng | Mặt thẳng · nghiêng trái · nghiêng phải · trong miệng trên - dưới - 2 bên |
| Implant / phục hình sau | Trong miệng vùng răng làm · phim (nếu có) |
| Tổng quát | Cận vùng điều trị, trước và sau |
B. Cách đặt tên file
[Mã khách]_[Ngày]_[mốc]_[răng nếu cần]_[góc].jpg
Ví dụ: NK0123_20260815_T0_R36_chinhdien.jpg (ban đầu)
NK0123_20260815_hoanthanh_R36_chinhdien.jpg
NK0123_20261015_T3thang_chinhdien.jpg (mốc giữa, ca niềng)
- Mã khách: theo mã hồ sơ phòng khám.
- Ngày: dạng NĂM-THÁNG-NGÀY liền (20260815).
- Mốc thời điểm (thay cho "trước/sau"): T0 (ban đầu) · T3thang, T6thang... (mốc giữa, ca dài) · hoanthanh. Cách này tránh ghi đè ảnh khi ca kéo dài nhiều mốc (niềng, implant).
- Răng/vùng (ca nhiều răng): thêm số răng theo hệ chuẩn (vd R36).
- góc: chinhdien / nghieng / cananh...
C. Nơi lưu
- Lưu vào thư mục riêng theo mã khách trên máy phòng khám / Google Drive phòng khám.
- Ảnh đồng ý dùng truyền thông: copy thêm 1 bản sang thư mục "Case truyền thông - đã đồng ý".
7. Lỗi cần tránh
- Không xin phép -> vi phạm riêng tư khách, rủi ro pháp lý.
- Chụp sau khác góc chụp trước -> không so sánh được, mất giá trị.
- Dùng ảnh truyền thông khi khách chưa đồng ý -> khiếu nại nặng. Phải có đồng ý rõ.
- Lưu lộn xộn, đặt tên tuỳ tiện -> cần thì không tìm ra.